Cinco claves tecnológicas para garantizar la salud financiera de un colegio

Por Norberto Yoan, Director General de Educaria Argentina.

No todo es culpa de la inflación

Los colegios no son ajenos al impacto de la inflación en Argentina. En el último año, según los últimos datos del Índice de precio al consumidor que publica el Indec, el concepto “Educación” ha tenido un aumento interanual del 101,7%. Esto se evidencia no sólo en el valor nominal de las cuotas y matrículas, sino también en la suba de la morosidad. Si tenemos en cuenta la información relevada por AIEPBA, asociación que nuclea a institutos de enseñanza privada de la provincia de Buenos Aires, el 35% de los encuestados aseguró tener una mayor morosidad respecto del 2022.

En este contexto, garantizar la salud financiera de una institución educativa es una tarea muy compleja. El peso de las tareas administrativas aumenta, dado que no sólo debemos ocuparnos de la cobranza, sino que los referentes de cada colegio deben impulsar estrategias para sostener los gastos fijos. Esta sobrecarga implica que los equipos de gestión deban dedicar más tiempo al sostenimiento de su institución antes que al proyecto pedagógico.

¿Sabemos por qué aumenta la morosidad? ¿Podemos identificar si es un problema coyuntural que requiere de acciones específicas o si hace falta un abordaje integral que permita a las familias sostener el aporte y la confianza en una institución? Con información actualizada y procesos dinámicos se puede dar respuesta a estos, y otros interrogantes. ¿Cuál es el aporte de la tecnología para lograr una gestión financiera eficiente?

Cinco claves tecnológicas para una gestión escolar eficiente

Cuando hablamos de plataformas de gestión escolar, también estamos enfocándonos en cómo la tecnología nos brinda la posibilidad de generar reportes que nos permitan comprender qué tan saludables son las finanzas de un colegio. Contar con información confiable y en tiempo real es el primer paso para lograr tener las cuentas claras.

1. Integración de medios de pagos: cada colegio ofrece a las familias diferentes alternativas para realizar los pagos de matrícula, cuotas o aportes específicos. Además, las instituciones pueden generar acuerdos con entidades financieras para reducir el costo de las comisiones o bien para disponer del dinero ingresado de manera ágil. La clave está en que toda esa información esté centralizada y se pueda conocer la situación financiera desde un mismo tablero de control.
2. Planificación y cronograma de pagos: ya sea la matrícula, la cuota mensual o un pago extraordinario, es fundamental que las familias conozcan los montos, aumentos, fechas y formas de pago con claridad.
3. Facilidades para el pago: es clave simplificar el proceso del pago y evitar que sea engorroso para las familias. Un solo clic para ellos, requiere de una adecuada integración entre los sistemas de registro y procesamiento de esos pagos.
4. Integración fiscal y facturación: para simplificar los registros contables, es clave que las plataformas nos permitan unificar y eficientizar el proceso de generación de facturas. Pero no sólo se trata de mejorar el proceso de rendición, sino también que las familias puedan descargarse fácilmente facturas y recibos desde una plataforma. De ese modo, se evita dedicar tiempo y recursos a enviar o imprimir comprobantes.
5. Comunicación asertiva: las plataformas de gestión establecen canales de comunicación específicos para que la información llegue del modo más adecuado a las familias. Un aspecto destacado es que esta comunicación sea transparente, por ejemplo que cada familia pueda visualizar el estado de su cuenta corriente con el colegio y saber si hay modificaciones según intereses, recargos, pago anticipado u otras situaciones. Esto permite despejar dudas o consultas frecuentes y disminuir el conflicto con las familias, sin necesidad de sobrecargar al personal de nuestra institución.

Cuando volcamos toda esta información en una plataforma, podemos comprender qué es lo que está sucediendo en nuestro colegio y tomar decisiones en función de las alertas que vayamos detectando. A veces puede haber un problema de facturación, otras veces puede ser que no se entienda cuándo habrá un aumento en la cuota o por qué, o bien que nuestro personal no llegue a realizar las cobranzas adecuadamente. Cada problema requiere de decisiones distintas y lo importante es que los referentes de cada institución cuenten con la información adecuada para tomar las mejores decisiones.